PoC開発サービス
日報や作業記録から報告書を作る業務では、文章を書く前の確認に時間がかかります。記録を集め、同じ案件をまとめ、抜けを問い合わせ、数値を数え直す。その後で、提出先に合わせて文章を整えます。
AIを使う個別開発では、この流れを分けて設計します。数値は決めたルールで集計し、AIには確認済みの情報から下書きを作らせます。担当者が元の記録をたどり、修正して承認できるところまでをPoCの対象にすると、実務で役立つかを判断しやすくなります。
最初に決めるのは報告書の用途と完成条件
営業週報、作業報告、保守の月次報告では、読む人と必要な情報が違います。最初のPoCは、同じ様式を繰り返し使う一つの報告書に絞ります。入力に使う記録と、完成済みの報告書を組にして用意してください。
たとえば営業週報なら、案件ごとの進捗、次の対応、確認待ちの事項が必要です。作業報告なら、実施日、作業内容、未完了の理由などが中心になります。これは設計を考えるための例であり、特定の企業での導入成果ではありません。
提出先、締め時刻、承認者も決めます。社内向けの下書きを、そのまま顧客へ送れる完成品として扱わないことが出発点です。
日報をAIへ渡す前にそろえる項目
入力資料には、本文以外の情報も必要です。次の項目があるかを確認します。
- 記録のID、対象日、記入者、案件や設備を識別する番号
- 作成日時と更新日時、訂正前後の関係
- 実施済み、予定、未確認などの状態
- 報告対象の期間と部署、閲覧してよい範囲
- 元の記録へ戻れる保存先や参照リンク
同じ案件が複数の日報に登場しても、すべて別件として数えると件数が増えます。逆に、似た文章という理由だけでまとめると、別の作業を消してしまいます。案件番号や実施日など、同一と判定する項目を先に決めます。
記録の不足と作業の未実施を区別する
空欄だけでは、作業したかどうかを判断できません。記入漏れ、確認待ち、対象外を区別できなければ、報告書に誤った結論が入ります。未記入の項目は確認待ちとして残し、AIが文脈から実績を補わないようにします。
遅れて届いた日報の扱いも必要です。締め後に追加された記録を次回へ回すのか、承認前なら取り込むのかを決め、報告書がどの時点の記録を使ったかを保存します。
数値の集計と文章の下書きを分ける
件数、時間、金額などは、集計対象と計算式を決めて処理します。AIに文章の流れから合計値を推測させる構成は避けます。単位や丸め方、重複を除く条件も同じ処理に含めます。
そのうえで、確定した集計値と対象記録をAIへ渡し、報告書の項目に沿って文章を作ります。数値欄は集計結果から直接差し込み、文章内の数値と一致するかを確認する方法があります。具体的な作り方は、既存の表計算やデータ保存先に合わせて選びます。
米国NISTは、生成AIが誤った内容をもっともらしく出力するリスクを整理し、出力に含まれる出典の確認も推奨しています。読みやすい文章ができたことだけで、報告内容が正しいとは判断できません。NISTの生成AIリスク管理資料
事実、判断、次の予定を別の欄にする
日報には、実際に起きたことと記入者の見立てが混ざります。報告書では、確認できた事実、担当者の判断、今後の予定を区別します。
仮に日報に「部品の到着が遅れるかもしれない」とあれば、納期遅延が確定した事実として書かず、確認事項として残します。AIの下書きが表現を強めたり、予定を完了扱いにしたりしていないかを評価項目に入れます。
確認画面には元の記録と変更箇所を出す
担当者が報告書の全文を最初から調べ直すなら、下書きが速くても負担は残ります。各段落に関連する記録IDや原文を添え、数値には集計対象を表示する設計を検討します。
原文へのリンクがあるだけでは正しさの保証になりません。複数記録から作った説明なら、必要な記録がそろっているか、反対の情報を落としていないかも確認します。
修正後は、誰が何を直したかを記録します。報告書を再生成するときに、人が確定した表現まで上書きしないよう、確定済みの欄と再作成する欄を分けます。
自動送信は最初のPoCから切り離せる
最初は報告書の出力と担当者の承認までを対象にできます。メール送信や業務システムへの登録は、その後の追加範囲として切り分けます。
承認後に入力記録が訂正された場合は、報告書を無断で差し替えず、修正版として再確認する流れを用意します。提出済みの版も、必要な保存ルールに沿って追跡できるようにします。
PoCで比べるのは完成までの時間と誤り
現在のやり方と、同じ入力・同じ完成条件で比べます。測る範囲には、資料の収集、下書き、根拠確認、修正、承認、出力までを含めます。
| 確認する項目 | 評価の方法 |
|---|---|
| 記録の網羅性 | 必要な日報が入り、対象外の記録を混ぜていないか |
| 数値の一致 | 件数や合計を正解データと照合する |
| 状態の正確さ | 予定・未確認を実施済みとしていないか |
| 確認の負担 | 原文を探す時間と修正回数を記録する |
| 訂正への対応 | 追加・修正した記録を適切な版へ反映できるか |
通常の記録に加え、重複、空欄、訂正、期間をまたぐ案件を含めて試します。開発中に調整する資料と、最後に評価する資料を分けると、見慣れた記録だけに合わせた改善を見つけやすくなります。
合格基準は開始前に合意します。許可されていない部署の記録が混ざる、存在しない実績を書く、合計値が一致しない、といった問題は、そのまま本格運用へ進めない条件として扱います。
個別開発が向く業務と既存ツールで足りる業務
毎回同じ形式の短い文章を整えるだけなら、社内で許可されたAIツールとテンプレートで試せます。決まった表の集計だけなら、表計算の関数や既存システムの出力機能も候補です。
複数の保存先から記録を集める、自社固有の集計や帳票がある、案件単位で訂正履歴を追う、権限を反映した確認画面が必要、といった条件では個別開発を検討する余地があります。
記録の項目や承認者が決まっていない場合は、先に業務を整えます。AIの導入と同時に入力の手間を増やすと、現場の負担を別の工程へ移すだけになりかねません。
開発費の見積もりで確認したい範囲
依頼時には、入力元、集計ルール、報告書の様式、確認画面、出力先を伝えます。資料の整備、過去記録の取り込み、既存システムとの連携、運用後の修正がどこまで含まれるかも確認します。
AiPHAの現行PoC案内は、開発・検証20万円〜、10日でAIエージェントを納品する内容です。対象業務と開発範囲に応じて見積もるため、報告書作成で必要な機能、資料の準備条件、納期は相談時に確認してください。AIサービス利用料などの別途費用や、継続保守・追加開発の扱いも事前に確認できます。PoC開発のサービス内容
日報から報告書を作るPoCを相談する
現在使っている日報と完成した報告書、確認で時間がかかる箇所が分かると、最初に試す範囲を決めやすくなります。機密情報を含む資料は、共有方法を確認してから渡してください。
AiPHAの30分の無料相談では、今の作業と課題を伺い、集計だけを試すか、下書きと確認画面まで作るかを一緒に検討します。開発内容が決まっていない段階でも相談できます。