PoC開発サービス
作業手順書はあるのに、実際の確認には別のExcelを使い、改訂のたびに転記している。こうした業務では、AIで確認項目の下書きを作り、担当者が原文と照合する範囲から試せます。手順書の代わりとして無条件に使う仕組みにはしません。
開発前に決めたいのは、項目数や出力形式だけではありません。どの条件で必要になる作業か、何を確認したら完了なのか、誰が使用を承認するかまで決めます。まず一つの手順書を対象に、抜けと余計な追加を検証するPoCの進め方を紹介します。
AIでどこまでチェックリストを作れるか
対象は、社内で承認済みの手順書から、確認項目と根拠箇所の一覧を作る作業です。手順の見出し、条件、注意書きを読み取り、指定した表の下書きへ変換します。作業そのものの実行や、完了したとの判定は別の処理として扱います。
MicrosoftのDocument Intelligenceには、文字や表の抽出に加え、見出しなど文書の構造を捉える機能があります。ただし、文書の構造を取り出せても、業務上必要な確認項目を正しく選べるかは別途検証します。図の中だけにある指示や読みにくい原本も確認対象です。
手順が短く、既存のテンプレートにすぐ転記できる場合は、手作業で十分かを先に確かめます。AIの個別開発は、複数の条件分岐がある、改訂時の照合が重い、原文との対応を残したい場合に検討します。
確認項目には何を残すか
一行には、確認する内容、適用条件、根拠箇所、確認方法を持たせます。一つの行に複数の作業を詰めると、どこまで終わったか分からなくなるため、完了を個別に確かめる単位へ分けます。
次の表は、社内資料の発送準備を想定した仮例です。特定企業の手順や導入実績を示すものではありません。
| 項目の仮例 | 適用条件 | 確認方法 |
|---|---|---|
| 宛先を照合する | すべての発送 | 依頼票と発送先を比べる |
| 同封物を確認する | 紙資料を送る場合 | 指定された資料一覧と比べる |
| 指定日を確認する | 日付の指定がある場合 | 依頼票の日付を確認する |
| 不明点を保留する | 依頼内容に不足がある場合 | 担当者へ確認してから進める |
対象外と未確認を分ける
条件に当てはまらない項目は対象外、必要だが確かめていない項目は未確認として残します。対象外を完了と同じ印にすると、条件を読んだ結果なのか、作業を実施したのかを区別できません。
原文に確認方法が書かれていない場合は、AIが独自の判断基準を補わず、要確認として示します。注意書きや例外条件の省略で意味が変わっていないかも、承認時に確かめます。
PoC前に用意する手順書と資料
最新版の手順書、現行のチェックリスト、過去に確認漏れが起きた箇所を、共有できる範囲で用意します。文書名、版、適用開始日、管理担当者を付けます。別紙やリンク先を参照する手順では、その資料も対象に含めるかを決めます。
条件分岐の少ない例だけで試さず、対象外になる項目、例外的に追加する項目、図表を参照する項目も集めます。現場で使われているチェックリストに誤りが残っている場合は、それを無条件の正解にせず、原本と担当者の確認で基準を作ります。
使用する資料の権利と共有範囲、外部サービスへの送信、保存・削除方法を事前に確認します。実資料を使えない間は仮データで処理の流れを確認し、実際の文書での抽出精度は未検証として扱います。
原文照合と承認はどう進めるか
下書きには、根拠となるページや見出し、原文の該当箇所を添えます。担当者が項目から原本へ戻り、適用条件や例外が落ちていないかを確認できるようにします。文書全体を参照したという表示だけでは、どの記述を確認すべきか分かりません。
下書きをそのまま配布しない
PoCでは、確認項目の下書きと照合用一覧を成果物にし、社内配布は承認後に行う構成から始めます。承認者、承認日、元文書の版を記録し、未承認のものと使用中のものを区別します。
現場の安全判断が必要な手順や、専門資格者の確認が必要な作業は、所定の責任者による確認を含めて対象範囲を決めます。元の手順書と食い違う場合は使用を止め、最新版の原文を確認します。AIが作った項目だけで安全性を保証する運用にはしません。
成功条件は抜けと確認負担で測る
検証では、必要な項目を落とした件数、原文にない項目を追加した件数、条件を誤った件数を別々に記録します。表に整っていることだけでは合格にしません。原文の版や根拠箇所が正しく記録されることも確認します。
作成時間には、資料準備、下書き生成、原文照合、修正、承認を含めます。従来の転記作業と同じ範囲で比較し、AIの出力を直す負担が増えていないかを確かめます。調整用の文書とは別に、最終確認用の文書や条件を残します。
原文が古い、実際の業務と一致しない、確認責任者が決まっていない場合は、先に手順書を整えます。一度しか使わない短いリストなら、開発費をかける前に既存ツールで作れるか確認します。
開発費と改訂後の運用
AiPHAのPoC開発は、1業務を対象に20万円〜、10日でAIエージェントを納品するサービスです。金額は対象業務と開発範囲に応じて見積もります。文書の形式、条件分岐の複雑さ、出力先、照合画面の範囲を相談時に確認します。
AIサービスの利用料など別途必要な費用は事前に案内します。様式の追加、既存システムへの組み込み、保守や改訂対応の費用も確認してください。すべての部門の手順書を一度に対象にする前提にはしません。
運用では、元文書を更新する人と、リストの再確認をする人を決めます。改訂時には変更箇所に関係する項目を再検証し、古いリストが使われ続けない管理方法を用意します。AIの再生成によって承認済みの版を自動で上書きしない構成にします。
現在の手順書と確認表から相談する
相談時には、対象の手順書、現在の確認表、作成や改訂にかかる時間を共有できる範囲で用意してください。どの工程が重いか分かれば、生成、照合、出力のどこを試すかを絞れます。資料を渡す前に情報の扱いから相談できます。